Organizar un evento, participar en una feria de muestras o montar un stand en una exposición requiere una logística impecable. El transporte de materiales, equipamiento y productos es uno de los aspectos más críticos, y contar con la furgoneta adecuada puede marcar la diferencia entre el éxito y el caos.
En esta guía te explicamos todo lo que necesitas saber sobre el alquiler de furgonetas para eventos y ferias: qué tipo de vehículo elegir, cómo planificar la logística y por qué el alquiler es la opción más inteligente para profesionales del sector.
¿Por qué necesitas una furgoneta para eventos y ferias?
Participar en ferias y exposiciones implica transportar:
- Estructura del stand: Paneles, mostradores, displays
- Material promocional: Folletos, catálogos, merchandising
- Equipamiento técnico: Pantallas, iluminación, sonido
- Productos de muestra: Según el sector de actividad
- Mobiliario: Mesas, sillas, expositores
- Decoración: Lonas, vinilos, elementos visuales
Todo este material requiere un vehículo con suficiente capacidad, facilidad de carga y, sobre todo, fiabilidad.
Tipos de furgonetas ideales para eventos
Furgoneta mediana (8-12 m³)
Ideal para: Eventos pequeños, stands modulares, ferias locales.
| Característica | Especificación |
|---|---|
| Volumen de carga | 8-12 m³ |
| Carga útil | 1.000-1.200 kg |
| Longitud interior | 2,5-3 metros |
| Altura interior | 1,6-1,8 metros |
Ventajas: – Fácil de maniobrar en zonas urbanas – Cabe en parkings convencionales – Consumo moderado – No requiere carnet especial (si MMA < 3.500 kg)
Furgoneta grande (14-20 m³)
Ideal para: Ferias de muestras, exposiciones, eventos corporativos.
| Característica | Especificación |
|---|---|
| Volumen de carga | 14-20 m³ |
| Carga útil | 1.200-1.500 kg |
| Longitud interior | 3,5-4,5 metros |
| Altura interior | 1,8-2,1 metros |
Ventajas: – Gran capacidad para stands completos – Permite transportar paneles largos – Espacio para equipamiento técnico voluminoso – Ideal para stands exposiciones y eventos
Furgoneta con plataforma elevadora
Ideal para: Material pesado, equipamiento audiovisual, maquinaria.
Ventajas: – Carga y descarga sin esfuerzo físico – Reduce tiempos de montaje – Minimiza riesgo de daños – Imprescindible para equipos delicados
Ventajas del alquiler de furgonetas para ferias
1. Flexibilidad total
El calendario de ferias y exposiciones varía cada año. El alquiler te permite:
- Disponer del vehículo solo cuando lo necesitas
- Elegir el tamaño según cada evento
- Ampliar la flota en temporada alta
- Sin compromiso de mantenimiento
2. Costes controlados
Comprar una furgoneta implica: – Inversión inicial elevada – Seguro anual – Mantenimiento y reparaciones – Depreciación del vehículo – ITV y impuestos
Con el alquiler de furgoneta, pagas solo por los días de uso.
3. Vehículos siempre en perfecto estado
Las empresas de renting de furgonetas renuevan su flota constantemente. Esto significa:
- Vehículos modernos y eficientes
- Menor consumo de combustible
- Menos averías
- Mejor imagen corporativa
4. Asistencia en carretera incluida
La mayoría de alquileres incluyen: – Asistencia 24 horas – Vehículo de sustitución – Seguro a todo riesgo opcional
Cómo planificar la logística para una feria
Paso 1: Inventario de materiales
Antes de reservar tu furgoneta, elabora un listado detallado:
□ Estructura del stand (m² y peso)
□ Material gráfico (lonas, roll-ups, pantallas)
□ Mobiliario (mesas, sillas, vitrinas)
□ Productos de muestra (cantidad y volumen)
□ Material promocional (cajas de folletos)
□ Equipamiento técnico (ordenadores, proyectores)
□ Herramientas de montaje
□ Consumibles (agua, café, snacks para el stand)
Paso 2: Calcula el volumen y peso
- Mide las dimensiones de los elementos más grandes
- Estima el peso total de la carga
- Añade un 20% de margen de seguridad
Paso 3: Elige la furgoneta adecuada
Basándote en los cálculos anteriores, selecciona: – Volumen suficiente (con margen) – Carga útil que soporte el peso – Altura interior para paneles verticales
Paso 4: Planifica los tiempos
| Fase | Tiempo recomendado |
|---|---|
| Recogida furgoneta | Día anterior al montaje |
| Carga de materiales | 2-4 horas según volumen |
| Desplazamiento | Variable según distancia |
| Descarga y montaje | Según normativa del recinto |
| Desmontaje y carga | Último día del evento |
| Devolución furgoneta | Día posterior al desmontaje |
Consejos para transportar material de stands y exposiciones
Protege tu inversión
El material de un stand representa una inversión importante. Para protegerlo:
- Embala correctamente: Usa fundas, mantas y plástico de burbujas
- Separa elementos frágiles: Pantallas y cristales en compartimentos acolchados
- Etiqueta todo: Facilita el montaje y evita pérdidas
- Asegura la carga: Usa cinchas y sistemas de sujeción profesionales
Optimiza el espacio
- Carga primero los elementos más grandes y pesados
- Aprovecha los huecos con material pequeño
- Coloca lo que necesites primero al final (accesible)
- Deja un pasillo de acceso si es posible
Cumple los horarios
Las ferias y exposiciones tienen horarios estrictos de: – Montaje (normalmente día anterior) – Desmontaje (últimas horas o día posterior) – Acceso de vehículos al recinto
Llegar tarde puede suponer no poder montar tu stand.
Calendario de ferias: planifica con antelación
Las principales ferias de muestras en España tienen fechas fijas. Te recomendamos reservar tu furgoneta con antelación en estas épocas de alta demanda:
| Mes | Eventos destacados |
|---|---|
| Enero-Febrero | FITUR, Mobile World Congress |
| Marzo-Abril | Alimentaria, Salón del Automóvil |
| Mayo-Junio | Ferias sectoriales primavera |
| Septiembre-Octubre | Ferias de muestras regionales |
| Noviembre | Ferias navideñas, Black Friday |
Casos de uso: furgonetas para diferentes tipos de eventos
Ferias comerciales y de muestras
Necesidades: – Gran capacidad para stands modulares – Transporte de productos de muestra – Material promocional voluminoso
Furgoneta recomendada: Grande (14-20 m³)
Eventos corporativos
Necesidades: – Equipamiento audiovisual – Mobiliario de calidad – Material de branding
Furgoneta recomendada: Mediana-Grande con buena altura interior
Bodas y celebraciones
Necesidades: – Decoración y flores – Mobiliario auxiliar – Catering y vajilla
Furgoneta recomendada: Mediana (8-12 m³)
Mercados y ferias artesanales
Necesidades: – Productos para venta – Estructuras de exposición – Material de embalaje
Furgoneta recomendada: Mediana, fácil de maniobrar
Conciertos y festivales
Necesidades: – Equipamiento de sonido – Instrumentos musicales – Merchandising
Furgoneta recomendada: Grande con plataforma elevadora
Preguntas frecuentes
¿Qué carnet necesito para conducir una furgoneta de alquiler?
Para furgonetas con MMA de hasta 3.500 kg, es suficiente el carnet B (coche). Si la MMA es superior, necesitarás el carnet C1 o C.
¿Puedo conducir la furgoneta fuera de España?
Sí, la mayoría de empresas de alquiler permiten circular por la Unión Europea. Consulta las condiciones específicas y solicita la documentación necesaria.
¿Qué seguro incluye el alquiler?
Generalmente incluye: – Responsabilidad civil obligatoria – Seguro de ocupantes – Asistencia en carretera
Opcionalmente puedes contratar: – Todo riesgo – Eliminación de franquicia – Cobertura de robo
¿Con cuánta antelación debo reservar?
Recomendamos reservar con al menos 1-2 semanas de antelación, especialmente en épocas de ferias importantes o puentes festivos.
Destinos principales para ferias en España
Si participas en ferias y exposiciones, estos son algunos de los recintos feriales más importantes:
- IFEMA Madrid: El mayor recinto ferial de España
- Fira Barcelona: Sede del Mobile World Congress
- BEC Bilbao: Referente en el norte de España
- Feria Valencia: Especializada en mueble y cerámica
- FIBES Sevilla: Principal recinto del sur
En Iberfurgo disponemos de oficinas estratégicamente ubicadas para facilitarte la recogida y devolución cerca de estos recintos.
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En Iberfurgo entendemos las necesidades del sector de eventos y ferias. Ofrecemos:
- Flota variada: Desde furgonetas medianas hasta vehículos de gran capacidad
- Flexibilidad: Alquiler por días, semanas o temporadas
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- Múltiples oficinas: Recogida y devolución en las principales ciudades
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